proNestor Booking er en kæmpesucces i Næstved Kommune
Da den nye Næstved storkommune med sine godt 81.000 indbyggere blev en realitet den 1. januar 2007, tog man også et helt nyt bookingsystem i brug til planlægning af de snesevis af møder, som man holder hver dag.
Der var store forventninger til det nye system. Men forventningerne holdt ikke. Systemet gav anledning til masser af frustrationer og kom aldrig til at virke tilfredsstillende. Så i juli 2008 slukkede man for det og satte i stedet strøm til proNestors Booking løsning.
Og selvom der kun er gået få måneder efter ibrugtagningen af proNestor Booking, så er der i kommunen særdeles stor tilfredshed med det nye system og med leverandøren bag af samme navn, proNestor.
Flemming Møss, systemansvarlig i Næstved Kommune for proNestor Booking:
”Mere brugervenligt kan det vist ikke blive”
”Da vi tog proNestor Booking i brug i begyndelsen af juli måned, så købte vi 500 brugerlicenser til det. Men allerede midt i august, altså efter mindre end to måneder, måtte vi købe 300 licenser mere for at kunne følge med behovet. Og det fortæller jo klart, hvor populært det lynhurtigt er blevet blandt vores medarbejdere – ikke mindst på grund af dets brugervenlighed.”
Sådan lyder det fra Flemming Møss, der er systemansvarlig for proNestor Booking i Næstved Kommune og også har ansvaret for den daglige support af de mange hundrede brugere. Og deres oplevelse af systemet beskriver han således:
”Vi bruger proNestor Booking til alle opgaverne med at bestille lokaler, teknisk udstyr og servering til alle vores møder, og vi udnytter, at det er integreret med vores kalender og e-mail-system, til at finde de mødetidspunkter, hvor alle deltagerne har plads i kalenderen og til at sende mødeindkaldelser til dem. Hele processen foregår altså i én arbejdsgang, i stedet for to eller tre, som det tidligere var tilfældet. Så hele arbejdsgangen omkring tilrettelæggelsen af vores mange møder er blevet stærkt forenklet og derfor også langt mindre tidskrævende end før.”
Når man har planlagt et møde med tilhørende servering og teknisk udstyr, sendes der automatisk en bestilling til kommunens centralkøkken eller til én af de fire små kantiner, man også har, og der sendes en besked til rådhusbetjentene om, hvilket teknisk udstyr, der skal stilles op til hvert møde.
En del af MS Outlook
Hele arbejdsprocessen med at tilrettelægge et møde foregår i det for brugerne så velkendte MS Outlook miljø, som proNestor Booking er fuldt integreret med. Og det er en væsentlig del af forklaringen på systemets popularitet forklarer Flemming Møss:
”proNestor Booking er så godt integreret med MS Outlook og med den samme simple brugergrænseflade som dette. Så det er uhyre nemt at lære at bruge. Og hvis man ikke ved bedre, så tror man faktisk, at det er en medfødt del af MS Outlook, og ikke et særskilt produkt fra en helt anden leverandør. Så brugergrænsefladen kan vist ikke blive nemmere. Og så er der øvrigt også en rigtig god on-line brugervejledning til det.”
Den høje grad af brugervenlighed er ifølge Flemming Møss hovedforklaringen på, at antallet af brugere af proNestor Booking i kommunen er kraftigt stigende, og på at man er begyndt at tage det i brug på nogle områder, man slet ikke havde tænkt på fra starten.
Styr på brugerrettighederne
Men det er en udvikling, som alle ser positivt på. For man har fuldstændigt styr på, hvem der må gøre hvad med proNestor Booking, forklarer Flemming Møss:
”I proNestor Booking kan man lægge spærringer ind på, hvem der må gøre hvad i systemet, fx hvem der må eller ikke må reservere bestemte lokaler eller andre ressourcer. Det kunne man også i den tidligere løsning. Men der var det meget besværligt. Nu er det både nemt og hurtigt. Så nu har vi fuldstændigt styr på, hvem der må hvad med systemet – uanset hvor mange, der bruger det.”
………………………………………………………………………………………..
Faktaboks
Flere og flere brugere af proNestor Booking
Da man i 2006 anskaffede det første bookingsystem i Næstved kommune var det kun beregnet til at planlægge de daglige møder i det administrative og politiske system, altså de mere officielle møder med mødeindkaldelse, dagsorden, referater og så videre.
Men efter at man har skiftet til proNestor Booking, og rygtet om dets brugervenlighed har bredt sig, har det, stille og roligt bredt sig som ringe i vandet og er blevet taget i brug både af flere typer brugere og til flere typer opgaver, end det oprindeligt var tænkt. Til stor tilfredshed for alle parter.
Blandt de nye opgaver, som man bruger proNestor til, kan således nævnes:
Sagsbehandlerne i kommunens jobcentre bruger det til at reservere samtalerum, når de skal tale privat med deres klienter.
I kommunens brand- og redningsvæsen bruger man det til at holde styr på og reservere alle specialkøretøjer og alt specialudstyr.
Reservation af kommunens tjenestebiler, tjenestecykler og Brobiz!
………………………………………………………………………………………..
Faktaboks
Næstved Kommune og proNestor Booking
Næstved Kommune har godt 81.000 indbyggere og er, med sine 683 kvadratkilometer, Sjællands største kommune i areal.
Af de godt 9000 medarbejdere i kommunen er der cirka 2200 brugere af MS Office og MS Outlook, som dermed også har adgang til proNestor Booking.
Hele dette it-miljø kører på en Citrix-platform, hvor medarbejdernes enten kan være almindelige pc’er eller såkaldt ’tynde klienter’ uden egne harddisks og programmer.
Alle data i proNestor Booking ligger på en separat SQL-server.
Der er tale om en 100% standardopsætning af proNestor Booking, idet det eneste brugertilpassede i løsningen er de data, der er lagt ind i systemet om kommunens mødelokaler og øvrige ressourcer.
