En vurdering af leverandøren proNestor hos Næstved Kommune
Den første bookingløsning duede ikke
Da den nye Næstved storkommune blev en realitet den 1. januar 2007, tog man samtidig et nyt it-system i brug til mødebooking. Det var valgt efter en grundig screening af markedet. Men det kom aldrig til at virke ordentligt, fortæller Lise Clausen, der er projektleder i kommunens it-afdeling og har været med til alle de afgørende beslutninger i sagen:
”I forbindelse med kommunalreformen blev MS Office gjort til den administrative platform for alle medarbejdere i den nye Næstved storkommune, og i den forbindelse skulle vi også have et nyt, fælles bookingsystem. Og det valgte vi efter en ganske grundig markedsundersøgelse, hvor det var et absolut krav, at det var 100% integreret med kalender- og e-mail-funktionerne i MS Outlook.”
Det krav kunne proNestor Booking ikke leve op til på det tidspunkt, så man valgte et andet produkt i stedet. Men det kom imidlertid aldrig til at virke som lovet af leverandøren, og gav anledning til masser af problemer og klager fra brugerne. Men man valgte at køre videre, dels af mangel på en bedre løsning og dels fordi kommunens it-afdeling var hårdt belastet af andre it-opgaver i forbindelse med kommunalreformen.
Men i efteråret 2007 blev it-afdelingen kontaktet af proNestor, hvis bookingløsning nu var blevet integreret med MS Outlook. Og derfor fik de en ny chance for at vise deres produkt frem, fortæller Lisa Clausen:
”Set i lyset af alle de problemer vi havde med den løsning, vi havde i drift, så var vi nok ret skeptiske overfor proNestors salgssnak. Men vi blev meget imponerede over det, de viste os. For det kunne alt det, vi havde brug for – også alt det, som gav så mange problemer i vores eksisterende løsning.”
Hurtig implementering
Derfor gik man til kommunens ledelse med et ønske om at indføre proNestors Booking-løsning.
Og det fik man grønt lys til. Det kunne dog ikke ske lige med det samme, men først fra juli 2008, på grund af travlheden i it-afdelingen, og fordi juli er den mindst ’mødebelagte’ måned på året.
Så det tog sin tid, før man kom i gang med proNestor booking. Men så gik det også stærkt, fortæller Lise Clausen:
”Det tog kun et par dage at få det i drift, og derefter fem uger, før alle brugerne havde skiftet fra det gamle system til det nye. Og dermed havde alle de godt 2200 medarbejdere i kommunen, der bruger MS Outlook, i princippet også adgang til at bruge proNestor Booking.”
Og man er særdeles godt tilfredse med udskiftningen. Og det gælder også på supportsiden, fortæller Lise Clausen: ”Den tidligere leverandør kunne være meget langsom med at komme med tilbagemeldinger, når vi havde et problem. Men nu, når vi kontakter proNestors supportafdeling med et problem, så får vi altid en supereffektiv service, hvor de finder en løsning i en fart. Og når vi holder møde med dem, så er der altid styr på både dagsordenen og debatten, så ingen spilder tiden, og så vi får svar på alle spørgsmål, vi har.”
”Så de er altid ’hurtige på aftrækkeren’ hos proNestor. Og det er også nødvendigt, med en så vigtig administrativ løsning.”
Billedtekst:
Lise Clausen og Flemming Møss, Næstved kommunes to proNestor-eksperter, er her fotograferet foran byens maskot – en kæmpetrold – der skabte den ås, som byen blev grundlagt på.
………………………………………………………………………………………..
Faktaboks
Næstved Kommune og proNestor Booking
Næstved Kommune har godt 81.000 indbyggere og er, med sine 683 kvadratkilometer, Sjællands største kommune i areal.
Af de godt 9000 medarbejdere i kommunen er der cirka 2200 brugere af MS Office og MS Outlook, som dermed også har adgang til proNestor Booking.
Hele dette it-miljø kører på en Citrix-platform, hvor medarbejdernes enten kan være almindelige pc’er eller såkaldt ’tynde klienter’ uden egne harddisks og programmer.
Alle data i proNestor Booking ligger på en separat SQL-server.
Der er tale om en 100% standardopsætning af proNestor Booking, idet det eneste brugertilpassede i løsningen er de data, der er lagt ind i systemet om kommunens mødelokaler og øvrige ressourcer.
